Письменное обращение

Порядок работы с письменными обращениями граждан

1.       Все обращения, поступающие в ФБУ "Новосибирский ЦСМ", регистрируются в день поступления. Учет поступивших обращений ведется в «журнале регистрации». При заполнении «журнала регистрации» обязательно указывается:

- в графе «Регистрационный номер» проставляется порядковый номер обращения;

- в графе «Дата регистрации» проставляется дата получения и регистрации;

- в графе «Сведения о заявителе» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;

- в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;

- в графе «Ответственный исполнитель» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо его помощника), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;

- в графе «Исходящий номер и дата ответа заявителю» проставляется исходящий номер ответа на обращение и дата ответа.

Регистрационная карточка ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.

2.       На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение специалиста ФБУ "Новосибирский ЦСМ".

3.       Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления.

Обращения граждан, не требующие доклада руководству ЦСМ, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений ФБУ "Новосибирский ЦСМ" обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а также осуществляют контроль за качественным исполнением.

Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

4.       Письменное обращение, поступившее в ФБУ "Новосибирский ЦСМ", рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, ЦСМ вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5.       Ответ на обращение подписывается директором либо уполномоченным на то лицом.

6.       Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется работниками ФБУ «Новосибирский ЦСМ». При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер, который состоит из кода структурного подразделения, ответственного за исполнение обращения, порядкового номера, даты.

7.       Ответ на обращение, поступившее в ФБУ «Новосибирский ЦСМ» в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.